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Remboursement des dépenses et avances de fonds

Remboursement des dépenses et avances de fonds

Associations de programmes ou comités : Notez que la date limite pour demander vos remboursements est le 31 mai 2022.

Les coûts des dépenses, lorsqu’il s’agit de montants moindres, doivent être déboursés par les membres puis remboursés par l’AÉCS.

Si vous jugez que le montant est significatif ou si désirez que nous exécutions la transaction nous-mêmes, vous pouvez nous demander de payer directement le fournisseur (salle, restaurant, coop…).

Vous devez envoyer un courriel à l’adresse tresorerie@aecs.info (ou vous présenter au local de l’AÉCS) et joindre les documents suivants  :

  • La facture originale de la dépense ou une soumission du fournisseur.
  • Un extrait de procès-verbal (ou le procès-verbal complet) contenant la proposition qui autorise la dépense. Il doit être signé par deux membres de l’exécutif dont le ou la responsable au secrétariat
  • Le nom de la personne ou du fournisseur
  • Un spécimen de chèque.

Chaque dépense sera consignée dans le logiciel comptable de l’AÉCS. Il est possible de consulter les états financiers de votre association de programme en tout temps, en vous adressant à la permanence ou à la trésorerie de l’AÉCS. Le ou la responsable à la trésorerie de l’association de programme ou du comité devrait également tenir un état des comptes autant que possible. Les demandes de remboursement des dépenses doivent être complétées avant la fin de l’année fiscale, soit le 31 mai.

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